Wann ist das Rathaus geöffnet? Welche Unterlagen benötigt man für einen bestimmten Antrag? Wer ist für ein Anliegen zuständig? Diese und viel mehr Fragen können künftig mit dem KI-Telefonassistent Charly beantwortet werden. Mit „Charly“ erweitert die Gemeinde Kressbronn a. B. ihren Bürgerservice um eine digitale Unterstützung, die schnell, unkompliziert und rund um die Uhr weiterhelfen soll. Ab Mitte Oktober 2026 gehen der KI-Telefonassistent Charly und der Chatbot auf der Gemeinde-Homepage gleichzeitig an den Start. „Hallo Charly“ ist eine Lösung der Zaitgeist Innovation Group GmbH, die sich vollständig auf die Digitalisierung und die Entwicklung digitaler Lösungen für Kommunalverwaltungen spezialisiert hat.
Wer im Rathaus anruft, muss sich dabei nicht durch verschiedene Auswahlmöglichkeiten arbeiten. Das Anliegen kann einfach in eigenen Worten geschildert werden. Charly erkennt, worum es geht, beantwortet häufige Fragen direkt oder leitet an die zuständige Stelle weiter. Auch über den Chatbot auf der Homepage können Informationen schnell und unkompliziert abgerufen werden. Seine Antworten bezieht Charly aus den Informationen der Gemeinde-Homepage, die von der Verwaltung regelmäßig aktualisiert werden. So stehen wichtige Informationen auch außerhalb der Öffnungszeiten zur Verfügung – beispielsweise abends oder am Wochenende. Charly soll den persönlichen Kontakt zur Verwaltung dabei nicht ersetzen, sondern sinnvoll ergänzen. Kann Charly eine Frage nicht beantworten oder ist eine persönliche Bearbeitung erforderlich, wird das Anliegen an den Bürgerservice oder die zuständige Sachbearbeitung weitergeleitet. Der direkte Kontakt zur Verwaltung bleibt damit jederzeit erhalten. Gerade bei häufigen und wiederkehrenden Standardfragen kann die digitale Unterstützung eine Entlastung schaffen und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Zeit für komplexere Anliegen, individuelle Beratung und die persönliche Betreuung geben.
Wie groß das tägliche Telefonaufkommen im Bürgerservice bereits heute ist, zeigt eine Auswertung von 34 Werktagen: In diesem Zeitraum wurden 781 Anrufe verzeichnet – durchschnittlich rund 23 Anrufe pro Tag. Bei einer durchschnittlichen Gesprächsdauer von drei bis sechs Minuten verbringen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bürgerservices damit täglich rund 1 Stunde und 10 Minuten bis 2 Stunden und 20 Minuten allein mit Telefonaten. Auch für die Weiterentwicklung des Rathauses eröffnet das System neue Möglichkeiten. Unter Einhaltung der geltenden Datenschutzanforderungen können häufige Fragen und Anliegen ausgewertet werden. Dadurch gewinnt die Gemeinde wertvolle Erkenntnisse darüber, welche Themen die Bürgerinnen und Bürger besonders häufig beschäftigen und zu welchen Bereichen verstärkt Informationen benötigt werden. Diese Erkenntnisse können gezielt genutzt werden, um den Bürgerservice kontinuierlich weiterzuentwickeln und noch besser an den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger auszurichten.
Mit Charly erweitert die Gemeinde Kressbronn a. B. damit ihre Erreichbarkeit und schafft zusätzliche Wege für den Kontakt mit der Verwaltung – telefonisch, per Chat und selbstverständlich weiterhin persönlich.
Pressemitteilung vom 06.10.2026